Questions RPO - talentpeopel

 

5 réflexions à mener avant d’initier une démarche RPO

Opter pour une solution RPO (Recruitment Process Outsourcing) consiste à confier à un tiers tout ou partie de son processus recrutement voire l’ensemble de son activité recrutement et ce directement sur site ou depuis les locaux du partenaire.

Que vous souhaitiez externaliser la gestion de vos recrutements CDI, CDD, Freelance, Alternants, Stagiaires, …  vous trouverez ici 5 facteurs clés pour mettre en place avec succès une solution RPO au sein de votre organisation.

1. Redéfinir les missions de votre équipe RH ou recrutement 

Externaliser vos recrutements, au-delà du fait de bénéficier de l’aide de spécialistes du sourcing et du recrutement et de gagner en productivité, c’est transformer au moins en partie votre département Ressources Humaines ou Talent Acquisition ou s’interroger sur la nécessité de créer ce service s’il n’existe pas encore.

Il est nécessaire avant toute chose de réfléchir à une nouvelle organisation.

Avec une solution RPO, vos équipes en place pourront alors se concentrer sur le support aux managers et aux équipes, la bonne intégration des nouveaux collaborateurs, le développement du capital humain de votre entreprise, …

Vous n’affectez plus de collaborateurs aux tâches qui sont externalisées, souvent chronophages ou qui sont devenues l’affaire de spécialistes et nécessitent des outils de plus en plus onéreux (packs d’annonces, accès cvthèques, plateforme de tests ou d’assessment en ligne,…), mais vous bénéficiez d’une prestation de service dont le coût s’adapte au calendrier (exemples : campagnes d’alternance ou de stages, jobs d’été, ouvertures de sites, nouveaux contrats, …),  aux besoins réels et aux volumes des recrutements mois après mois.

L’ensemble de votre organisation gagne alors en agilité et en professionnalisme.

2. Accompagner le changement

Le RPO n’est pas de la sous-traitance mais plutôt de la co-traitance. Vous devez donc pouvoir vous appuyer sur l’expertise et l’expérience de votre prestataire pour écrire ou adapter votre cahier des charges (quelles étapes, quelles tâches puis-je externaliser et comment ?) mais aussi communiquer en interne.

Réussir la mise en place de votre RPO, c’est accepter de changer ses pratiques et notamment le « qui-fait-quoi-quand-comment ».

Il faut aussi être en mesure de se faire accompagner par son partenaire pour bâtir un plan d’information et de lancement non seulement à destination de vos équipes RH ou recrutement mais aussi auprès de la Direction Générale, de vos opérationnels, de l’ensemble de vos clients internes.

Une période d’immersion préalable des équipes du prestataire, qu’elles soient on ou off site, est aussi souhaitable pour qu’elles puissent s’approprier votre culture d’entreprise, le contexte de travail, … n’oubliez pas que ce sont elles qui vont présenter et « vendre » demain votre entreprise aux candidats. 

On n’externalise pas son processus pour quelques semaines mais bien dans la majeure partie des cas pour plusieurs mois ou années. Les quelques heures que vous passerez  pour préparer ce changement sont capitales pour la réussite du démarrage de votre projet, son acceptation en interne et la qualité globale de la prestation délivrée.

3. Optimiser l’utilisation d’un ATS

Les données, les processus et le pilotage seront intégrés et gérés dans votre ATS (Applicant Tracking System). Si vous possédez un ATS et souhaitez le conserver, vous pouvez confier la gestion de celui-ci au prestataire afin d’optimiser son utilisation. Si vous ne possédez pas d’ATS, votre prestataire doit être capable de vous faire bénéficier du sien en toute sécurité.

Dans tous les cas de figures, il est indispensable d’utiliser dans une démarche RPO ce type de logiciels. Il sécurise d’une part la démarche pour le donneur d’ordre qui peut ainsi piloter la prestation par la donnée et la suivre en toute transparence et d’autre part permet des gains de productivité dans la gestion courante des opérations.

4. Garder le pilotage et préparer la réversibilité   

En choisissant une solution RPO, vous allez transférer la gestion de vos processus recrutement et/ou administratif à un co-traitant. A terme, les savoirs faire peuvent donc quitter votre structure.

En conséquence Il faut donc prendre soin de nommer au sein de votre entreprise un pilote du projet.

Il sera chargé de suivre les niveaux d’engagement et de performance via l’ATS et par des points réguliers avec le Chef de projet de votre partenaire et le reporting qu’il vous fournira ou encore d’adapter en continue la prestation aux besoins de votre entreprise.

Il sera le garant d’une possible ré internalisation de la prestation ou du transfert de l’activité à un autre prestataire. Il s’assurera par exemple de la sauvegarde des données candidats.

5. Sélectionner un partenaire qui vous apportera une réelle valeur ajoutée

Opter pour une solution RPO, ce n’est pas choisir un sous-traitant qui ne fait que mettre à disposition des moyens humains (attention au délit de marchandage …), mais bien qui est capable de vous apporter une vrai valeur ajoutée.

Il doit être en mesure de vous faire bénéficier de son expertise en matière de gestion de projets, de son expérience et de ses benchmarks, d’outils permettant d’améliorer la productivité et la qualité de la prestation délivrée à vos clients internes et à vos candidats, bref de l’ensemble de son écosystème.

Attachez-vous aussi à interroger votre futur partenaire sur son organisation et ses moyens.

Dispose-t-il d’un nombre de collaborateurs suffisant, d’un ou plusieurs sourcing centers  capables d’intervenir, même à distance, en renfort en cas de pic d’activité ou d’absence des personnels habituellement affectés à votre projet ? Un Chef ou Directeur de Projet du prestataire intervient il pour prendre en charge la gestion globale de vos missions ?

Qu’ils soient recrutés spécifiquement pour votre projet ou choisis dans les effectifs du prestataire, interrogez-vous sur les profils des Consultant(e)s mais surtout la manière dont ils sont formé(e)s (dispose-t-il par exemple d’un centre de formation en interne ?) et accompagné(e)s en interne.

En choisissant une solution RPO, vous optez pour recourir à un spécialiste, rompu à la gestion de campagnes de recrutement en volume ou spécifiques, qui va mettre en œuvre une méthodologie sur-mesure et gérer en mode projet et en toute transparence vos recrutements.

Les prestations RPO sont facturées en régie (TJM – Taux Jour Moyen) ou sur la base d’un forfait mensuel qui inclut tous les moyens mis en œuvre et outils mis à disposition.

Gardez-vous donc de la tentation du mieux disant, pour toutes les raisons évoquées plus haut.

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